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J’avais déjà abordé le sujet de la productivité dans cet article et cette fois Kevin du site le-minimalisme.fr, avec qui j’aime collaborer, nous fait part de son point de vue sur la productivité et l’efficience. Que signifie être productif ? S’agiter dans tout les sens et être occupé à faire pleins de choses ne signifie pas que l’on avance ! Kevin nous donne ses astuces et une liste d’outils nous aidant à se focaliser sur les choses essentielles et prioriser ses tâches.

Productivité et efficacité
Productivité et efficacité

 

Introduction

Quand j’ai commencé à utiliser une check-list ou To-Do List pour planifier mes journées, j’ai trouvé ça génial. Une fois mes objectifs écrits noir sur blanc, c’était comme si je signais un contrat avec moi-même et je m’engageais alors à terminer ce que j’avais noté. Mais j’ai lu récemment une réflexion à ce sujet et je me suis rendu compte qu’il y avait encore mieux que la To-Do List

 

Pourquoi la To-Do List n’est pas si efficace ?

Le matin, si tu veux réussir à avoir une journée « productive », l’idéal est de te faire une checklist des choses à faire pour la journée. C’est un très bon moyen d’atteindre ses objectifs et de rester efficace. On reste focaliser sur notre checklist et on a moins tendance à s’éparpiller.

Mais si tu es comme moi, tu dois avoir tous les jours une tonne de choses à faire. Alors bien sûr, je ne fais pas une To-Do List avec 150 choses à faire, j’essaie de rester réaliste et raisonnable. Mais cette liste reste quand même assez conséquente et il n’est pas rare qu’il me reste des choses non faites sur cette liste. Je me suis même aperçu que certaines choses étaient restées depuis plusieurs semaines dans ma To-Do List sans ce que je ne les fasse.

Productivité et efficacité

Le problème est qu’on a tendance à réaliser une liste de ce qu’il faut faire et non pas une liste de ce qu’on doit faire.

C’est pas la même chose ? Et bien il y a en fait une subtilité : une liste de ce qu’il faut faire est plutôt une liste de tes obligations. Payer les facture, faire le repassage, aller faire les courses, etc… tout ça, ce sont des choses que l’on doit faire par obligations. Ce sont des contraintes.

Mais ce que tu dois faire, c’est faire avancer les projets qui te tiennent à cœur. Mais je dirais même mieux, ce sont les choses que tu dois faire pour avancer rapidement vers la réalisation de tes objectifs.

Cela ne veut pas dire ne plus respecter ses obligations mais simplement faire la part des choses. La priorité doit être donnée à ce qui te fait avancer toi, à ce qui est important pour toi.

Autrement, le risque est de se retrouver à être productif mais pas efficace. Tu fais beaucoup de choses, mais tu n’avances pas tellement.

Avancer tous les jours un petit peu

Chaque jour, tu dois faire en sorte que tes projets et objectifs personnels passent en premier. Chaque jour, tu dois voir avancer ce projet que tu affectionnes particulièrement et que tu veux voir aboutir.

Comment faire ça ? Tout simplement en modifiant un peu ta To-Do List. Si tu es comme moi, tu veux accomplir le maximum de choses dans la journée. Et le problème avec ça, c’est que tu as alors tendance à remplir ta To-Do List. C’est normal, je veux faire beaucoup de choses alors je note beaucoup de choses. Mais le soucis c’est que cela décourage et effraie d’avoir une To-Do List trop importante. On se retrouve alors avec des choses non faites à la fin de la journée…

Savoir prioriser

La première chose à faire est de savoir sur quoi on souhaite avancer en priorité. « Quel est le projet qui me tient réellement à coeur et sur lequel je souhaite progresser ? » Cela peut être : Apprendre une nouvelle langue, réussir à jouer un morceau sur la guitare, développer telle compétence, etc…

Savoir sélectionner

La deuxième chose ensuite est de choisir 3 choses à faire par rapport à ce projet. Les 3 ou 4 choses qui sont importantes et qui nous feront avancer rapidement vers notre objectif. Ne pas en choisir davantage, on se disperserait. Il faudra également essayer le plus possible de réaliser ces tâches le matin. C’est le moment où on est le plus motivé généralement.

Gérer ses contraintes

Et la troisième chose à faire est de consacrer certaines tâches à nos obligations. Là encore, pas la peine d’en mettre trop, 2 ou 3 choses à faire pour la journée, c’est suffisant.

Oui mais si on a vraiment beaucoup de choses à faire et que l’on souhaite les noter pour ne pas oublier ? Pas de problème, note les dans une deuxième To-Do List. Tu vas peut-être trouver ça redondant d’avoir deux To-Do List mais personnellement, je trouve qu’avoir une liste avec uniquement les choses les plus importantes à faire, m’aide à rester focaliser sur ces tâches et à ne pas me disperser.

Et tu restes libre d’aller piocher dans ta 2ème To-Do List si tu as fini la principale et que tu souhaites avancer sur d’autres choses.

Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités. (Tim Ferriss)

 

La To-Do List optimisée

Être productif c’est bien, être efficace c’est mieux.

Demande toi tous les jours : « Qu’est-ce que je pourrais faire et qui m’aiderait à avancer beaucoup plus vite ? ». Supprime cette habitude de faire les choses juste pour les faire, juste pour te donner l’illusion que tu avances alors que ce n’est pas réellement le cas.

Recherche les 20% des actions qui t’apporteront les 80% de résultats (voir article ici). Ainsi, chaque jour, tu auras une To-Do List optimisée.

Tu en feras peut-être moins mais ainsi, tu avanceras mieux et plus vite.

 

Les outils que tu peux utiliser :

Momentum : extension pour Google Chrome, c’est celle que je préfère et que j’utilise tous les jours.

Evernote : C’est une application disponible sur Smartphone ou Ordinateur, je l’utilise pour ma 2ème To-Do List.

Post It : Il reste également la solution papier. Ecrire tout simplement avec son stylo sur une feuille, cela fonctionne aussi 😉

 

Kevin du blog le-minimalisme.fr