Booster sa productivité : comment accomplir plus ?

A l’école…

Au cours de nos études, on a tous connu un élève qui révisait beaucoup mais obtenait de mauvais résultats. A contrario, j’avais un ami, c’était à peine s’il ouvrait ses bouquins et assistait aux cours, il obtenait de bons résultats. Je ne pense pas que la seule explication soit une question d’intelligence. Il ne s’agit pas d’être intelligent ou travailleur, il s’agit d’être productif. Dans cet article nous verrons comment booster sa productivité !

Au travail…

Que l’on soit salarié ou entrepreneur, il nous faut travailler et donc produire de la valeur en un certain temps. Les journées et les semaines passent si vite, il nous arrive de ne pas avancer autant que l’on souhaiterait dans nos projets. Ce qui compte ce n’est pas le temps passé à travailler ni l’effort impliqué. Non, ce qui compte, c’est le résultat et la valeur produite. Inutile de rester jusque tard au travail si vous n’avancez plus. Rentrez chez vous et revenez le lendemain en forme prêt à avancer sur vos projets en cours. Ainsi, comment booster sa productivité ?

Dans cet article, je vais énoncer 10 conseils pour booster sa productivité. Quelques soient les objectifs que vous vous êtes fixés, être efficace et productif vous aidera à les atteindre. Libre à vous de piocher dedans et d’appliquer ceux que vous jugez pertinents. Pour ma part, j’essaye de les suivre afin d’être plus productif.

1) La puissance des listes

Le fait d’établir des listes pour les actions que nous avons à faire  est d’une grande efficacité. Cela nous permet de les ordonner et de les hiérarchiser par importance et priorité. Il est possible de définir des degrés d’importance et des niveaux de priorité. Le but de faire une liste est d’y voir clair et de passer d’une tâche à l’autre. Le fait de valider un élément réalisé, de rayer une ligne de votre liste ou de cocher une case va créer en vous la sensation d’accomplissement. Le fait d’avoir accomplit une tâche vous donne de la force et de la motivation pour les suivantes. Si vous avez dix tâches à faire : partez du principe que « Tout ce qui est fait n’est plus à faire ». Booster sa productivité avec des listes est une méthode efficace à mettre en pratique!

2) Soyez monotâche

Être polyvalent est souvent prisé en entreprise. Cependant, polyvalent ne veut pas dire multitâche. Être polyvalent signifie pouvoir travailler sur différents projets en même temps. En revanche, être multitâche signifie réaliser plusieurs tâches en même temps. Plus ce que vous faîtes nécessite de l’attention et de la concentration, plus je vous conseille de vous y dédier exclusivement. Faîtes le bien, et ensuite passez à autre chose. Par ailleurs, le fait de parler ou de téléphoner peut vous distraire et diminuer grandement votre productivité, ne vous laissez pas distraire et restez concentré sur ce que vous faîtes. Booster sa productivité en étant monotâche vous aidera à ne pas vous éparpiller.

3) Éliminez toute forme de parasitage

Limiter les parasitages signifie limiter les interruptions indésirables. Éloignez vous de tout dérangement. Personnellement, j’ai vite compris que mettre mon téléphone en mode avion était d’une précieuse aide lorsque je suis concentré. Avec toutes les sollicitations et les intrusions liées au téléphone et aux réseaux sociaux, il est possible d’être distrait toutes les 3 minutes. Je n’exagère pas en disant 3 minutes. Si vous êtes entourés de gens qui sont susceptible de vous interrompre, isolez vous. Il n’y a pas d’urgence irréparable qui se réalisera à ce moment-là, et si c’est le cas, cela signifie que vous n’auriez rien pu faire pour empêcher cela. Éliminer les parasites et autres intrusions est essentiel pour booster sa productivité !

4) Sachez dire non !

Dans votre vie privée comme dans votre vie professionnelle, il est important de savoir dire « Non ». En matière de productivité, c’est encore plus vrai. Vous travaillez et un collègue vous aborde de la sorte « Excuse moi, t’es dispo ? », répondez lui « Non. Écris moi, et je regarderai plus tard ». Ce n’est pas de la méchanceté mais être productif et être une bonne poire ne sont pas compatibles. S’il y a urgence, il insistera et vous vous rendrez alors disponible. Ne perdez pas de vue vos objectifs. Dîtes non à tout ce qui vous en éloigne. En effet, le but est d’avancer. Dans ce sens, sachez aussi abandonner des tâches qui n’en vaillent pas la peine. Si vous faites quelque chose que vous jugez inutile, quittez cette activité et revenez à quelque chose de productif ! Booster sa productivité en disant non vous rendra plus affirmé dans vos choix et actions.

5) Déterminez ce qui est important et ce qui ne l’est pas

Ma boite de réception des emails est devenue ingérable

Un des problèmes, à l’ère de l’informatique et d’internet, ce sont les emails. Il peut arriver d’en recevoir beaucoup et cela devient vite ingérable. En fonction de votre état de noyade face à toutes ces vagues de mails qui peuvent déferler, il vous faut repenser la manière dont vous les gérer. J’entend par gérer ses mails, les lire, les classer, y répondre. Si la mer est calme et que vous n’êtes donc pas en train de boire la tasse, pas de problème. Vous pouvez lire, répondre et classer tout ces courriers électroniques sans difficulté. En revanche, quand vous commencez à être sous l’eau, c’est une autre paire de manche.

Des règles osées mais efficaces pour ne pas boire la tasse

Ne vous attardez pas sur les mails où vous n’êtes qu’en simple copie, voir, où vous n’êtes pas l’unique destinataire. Classez les directement. Vous les lirez quand vous aurez le temps. Idem pour les mails ne nécessitant pas d’action. Si c’est important on vous relancera. De plus, il se peut que le problème ait été résolu en parallèle. Si vous avez un doute sur l’importance de la demande, renvoyer la patate chaude vous permettra de temporiser. Préparer des réponses toutes faites peut aussi être une bonne solution pour des demandes récurrentes. Enfin, pour le reste faites ce qui doit être fait ou déléguez. Ainsi, plus des 2/3 des mails peuvent être « gérés » facilement. Reconnaître ce qui est important de ce qui ne l’est pas aide à prioriser et permet ainsi de booster sa productivité.

6) Déléguez au maximum

Formez les autres et automatisez

Si vous voulez être productif, il vous faudra tôt ou tard déléguer; une journée n’étant constituée que de quelques heures. Tout d’abord, les tâches ingrates ou redondantes sont clairement sans valeur ajoutée pour celui qui les exécute. Le mieux est de créer des documents répondant à la demande, comme des didacticiels ou des FAQ par exemple. Si vous communiquez avec une machine faites en sorte d’automatiser au maximum ce qui peut l’être. Idem pour ce qui est des réunions. Si vous pouvez éviter des réunions inutiles ou les limiter dans le temps, je vous invite sérieusement à y songer. Les comptes rendus suffiront, et quand besoin, vous y participerez.

Faites faire ce qui ne vous plaît pas

Lorsque l’on est entrepreneur, on a tendance a vouloir tout faire soit même. Ce n’est pas une mauvaise chose en soit. C’est hyper formateur et puis, de toutes manières, on a pas trop le choix lorsqu’on débute. Ensuite, je vous conseille de déléguer tout ce qui est devenu sans valeur ajoutée. Si vous perdez en marge mais que vous gagnez en temps, vous êtes encore gagnant au final. N’oubliez pas de calculer votre taux horaire. En effet, booster sa productivité en déléguant et automatisant tout ce qui peut l’être est un excellent moyen de se dégager du temps !

7) Faîtes des pauses et écoutez votre corps

La technique de pomodoro

Cela peut paraître évident pour certains, mais ce ne l’est pas pour tout le monde. Faire des pauses régulières est essentiel si vous souhaitez rester productif. De ce fait, une technique qui met bien en exergue ce fait est la technique de pomodoro. En gros, la technique vous dit de travailler par tranche de 25 minutes (= un pomodoro) et de prendre 5 minutes de pause entre deux pomodori. Au bout de 4 pomodori, prenez une pause plus longue de 15 à 20 minutes. La gratification psychologique que l’on a en ayant respecté ces durées vient booster notre productivité.

Ecoutez votre corps

Le travail physique ou intellectuel consomme beaucoup de calories. Il est important d’alimenter votre corps et votre cerveau en conséquence. Enfin, si vous en avez la possibilité, faire une sieste après le déjeuner permet de recharger les batteries. Faire des pauses et écouter son corps vous permet de gérer au mieux votre énergie et de booster ainsi votre productivité.

8) Imposez vous des échéances courtes

Le fait de s’imposer des échéances proches vous aident non seulement à faire votre maximum, mais aussi à aller droit à l’essentiel. Lorsque j’étais étudiant, je m’y prenais toujours au dernier moment pour rendre les devoirs maisons et autres projets, pourtant ça fonctionnait très bien ! La motivation est proportionnelle à l’imminence de l’échéance. Ce principe est aussi appelé loi de Parkinson. Voir à court terme et avancer pas à pas est souvent une bonne méthode pour aller loin. S’imposer des échéances courtes aide à aller droit à l’essentiel et à booster sa productivité. Gardez le en tête !

9) Utilisez des outils efficaces

Booster sa productivité passe aussi par les outils que l’on utilise. En effet, quelque soit votre domaine, il vous faudra des outils. Utiliser de bons outils est important et peut décupler votre productivité. Il n’y a pas forcément de meilleurs outils que d’autres. Ainsi, ce qui fait un bon outil, c’est avant tout le fait qu’il vous convienne. Par ailleurs, il y a plein d’outils pouvant se connecter les uns aux autres vous permettant ainsi de vous créer un environnement de travail optimal. En revanche, ne vous forcez pas à utiliser des outils s’ils compliquent votre processus de production plus qu’autre chose. Gérer une usine à gaz n’est pas le but ! Parfois, un simple cahier et un stylo feront l’affaire.

Bonus

Voici un lien dans lequel vous trouverez de nombreux outils pouvant vous être utiles : La boite à outils !

Certains outils ont une application mobile, ce qui peut être pratique dans certains cas. Personnellement, j’utilise Trello pour gérer mes idées et mes projets ou encore Evernote pour réaliser mes listes. Pour le travail collaboratif Slack peut être d’une grande utilité pour échanger avec ses coéquipiers et Quip pour partager des documents et les faire évoluer. Un autre exemple d’un outil qui peut vous aider à automatiser votre travail et augmenter votre productivité est Teamleader. Teamleader est un logiciel tout-en-un : logiciel CRM, logiciel de facturation et un logiciel de gestion de projet qui vous aide à travailler plus intelligemment.

10) Le matin, le moment le plus productif de la journée

Le matin serait le moment de la journée où l’on est le plus productif. En effet, un livre traite d’ailleurs ce sujet et pousse le concept un peu plus loin en vous expliquant que vous lever tôt et vous imposer une routine matinale est bénéfique sur de nombreux aspects. Ainsi, le fait d’exécuter des actions précises très tôt le matin comme la méditation ou de l’exercice physique par exemple, vous donnera de l’énergie et un état d’esprit positif et productif pour toute la journée. Boostez votre productivité : soyez matinal !

Livre à lire : Miracle Morning, de Hal ELROD qui est un « must to read » dans le genre.

Conclusion

Pour conclure, j’espère que ces conseils vous auront été utiles, peut-être que certains ne vous correspondront pas, mais le meilleur moyen de vous faire un avis est d’essayer par vous même. Ainsi, gardez toujours en tête les questions suivantes : « Est-ce que ce que je suis en train de faire est vraiment utile ? », « Quel est mon taux horaire ? », « Comment pourrai-je limiter le temps passer sur les tâches sans valeur ajoutée ? », « Est-ce que ce que j’ai fait aujourd’hui m’a rapproché de mes objectifs ? »…

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